Les avantages des services de secrétariat et de réponse téléphonique

La rapidité à laquelle les entreprises adoptent le travail entièrement à distance ou le modèle de travail hybride est sans précédent. Ces deux modèles ont indéniablement des avantages en termes d'économies de coûts et d'impact environnemental, mais on oublie vite les défis technologiques et les difficultés de communication supplémentaires auxquels les employés peuvent être confrontés.

C'est là que les services de secrétariat et de standard téléphonique peuvent être un moyen de gagner du temps et de réduire le risque de productivité perdue. De nombreuses entreprises utilisent déjà ces services et reconnaissent une amélioration de leur efficacité opérationnelle.

Avant d'examiner les avantages potentiels de ces services, clarifions d'abord les différences.

Table des matières

Différences entre les services de standard téléphonique et le soutien secrétarial

Bien que ces deux services soient bénéfiques pour les activités d'une entreprise, leurs offres diffèrent. Un service de réponse téléphonique agit comme une interception d'appel, où une personne répondra à vos appels professionnels au nom de votre entreprise. Leur travail principal consiste à écouter la demande et à transférer l'appel à la personne appropriée.

En revanche, le soutien secrétarial implique une variété de services qui peuvent être utilisés pour vous libérer du temps. Ces services peuvent tout inclure, de la gestion de l'agenda et des réservations de voyage, à la prise de notes pendant les réunions ou la rédaction de propositions. La principale différence étant que les services de réponse téléphonique se concentrent sur la gestion des appels entrants, tandis que le soutien secrétariat peut être utilisé pour une plus grande variété de tâches.

Les cinq avantages des services de secrétariat et de réponse téléphonique

Il est facile de tomber dans le piège de vouloir tout faire soi-même en interne. Cependant, accomplir des tâches qui ne contribuent pas au profit est une perte de temps et ces tâches devraient être déléguées.

En moyenne, les petites entreprises perdent environ 14 857 dollars par an en raison du temps passé sur les tâches administratives, et le soutien secrétariat peut libérer jusqu'à 101 minutes par jour pour un responsable. Comprendre que le temps c'est de l'argent et utiliser la délégation est la première étape pour reconnaître la valeur de ces services.

Voici cinq exemples de tâches qui peuvent être déléguées à des services de secrétariat et de réponse téléphonique.

Correspondance téléphonique

Si vous êtes en réunion, en conversation avec un client ou concentré sur un projet important, vous ne voulez pas que votre téléphone sonne sans arrêt.

Un service de réponse téléphonique tel que la réceptionniste de Servcorp peut tout gérer. De la prise de messages à la transmission d'appels et leur réponse en fonction de vos instructions, ce service vous fera gagner du temps tout en maintenant vos standards professionnels.

Matériel de commercialisation

Créer du contenu pour communiquer sur vos produits est un processus chronophage. Déléguer des tâches telles que la création de publications sur les réseaux sociaux et la rédaction de textes publicitaires à votre service de secrétariat vous permettra de vous concentrer sur des missions plus importantes.

Pouvoir bénéficier des services de secrétaires bilingues comme chez Servcorp peut également être avantageux pour les entreprises ayant une présence sur les marchés internationaux ou lors de la création de supports marketing ciblés sur un marché spécifique.

Planification de rendez-vous

L'objectif principal des services de secrétariat et de réponse téléphonique est de gagner du temps sur les tâches qui peuvent facilement être déléguées. La planification de rendez-vous et la gestion de votre calendrier de manière efficace sont d'autres aspects du soutien administratif, qui peuvent facilement réduire le temps administratif impliqué.

Tenue de livre compte 

Les services de secrétariat tels que ceux offerts par Servcorp aident également les entreprises à gérer les tâches comptables chronophages. Gérer vos factures, traiter les reçus et effectuer les calculs de la paie sont autant de tâches que peut accomplir une secrétaire. Cela permet également d'éviter de recruter du personnel supplémentaire nécessitant des connaissances en comptabilité, et d’économiser des fonds pouvant être utilisés à d'autres fins.

Quelles industries peuvent utiliser les services de secrétariat et de réponse téléphonique

Toutes les industries n’ont pas besoin de ces services, mais les entreprises pouvant en bénéficier sont nombreuses.

Juridique

Les cabinets d'avocats peuvent indubitablement bénéficier du soutien secrétarial en réduisant la quantité de travail administratif impliquée par leur activité . Que vous ayez besoin de transcription, de rédiger des documents, de réaliser une recherche juridique précise, de mettre à jour une base de données ou d'autres tâches, le secteur juridique bénéficiera grandement de ce service.

Les avocats sont souvent payés à l'heure, c'est pourquoi consacrer du temps à des tâches qui ne génèrent pas de revenu ne fera que retarder l’activité des cabinets d'avocats.

Ventes

Dans l'industrie des ventes, chaque appel est crucial et peut potentiellement se traduire par une vente.

Les études varient, mais on estime que les entreprises perdent en moyenne de 20 à 40 % de leur chiffre d'affaires en raison d'inefficacités dans leurs process. De nombreux emplois de vente nécessitent que la force de vente soit active sur le terrain.

Le fait de ne pas répondre à vos appels entrants est susceptible de provoquer une perte de revenu considérable, et peut être évité en faisant appel aux services de standards téléphoniques.

Ces services garantissent que vos appels soient gérés exactement comme vous le souhaitez et augmenteront considérablement l'uniformité de vos opérations, ce qui viendra également contribuer au professionnalisme de votre marque.

En outre, un service de réponse téléphonique est bien moins cher que d'embaucher votre propre réceptionniste.

Comptabilité

L'industrie de la comptabilité traite d'une quantité excessive de tâches administratives qui nécessitent une grande attention aux détails. La saisie et le traitement des données de facturation, les tâches d'administration de la paie ainsi que les tâches d'administration de vérification des dépenses peuvent toutes être déléguées à une secrétaire.

E-commerce

C’est l’industrie qui reçoit le plus gros volume d'appels par jour. Pour une entreprise d’e-commerce, la marque et le service à la clientèle sont des éléments clés pour maintenir une image positive.

Avoir du personnel interne pour gérer chaque appel serait très coûteux et nécessiterait une quantité importante de ressources humaines. Les entreprises d’e-commerce doivent également tenir compte du fait que certains de ces appels seront des plaintes, il est donc judicieux d'externaliser une réceptionniste pour économiser du temps et de l'argent.

Comment sélectionner un fournisseur de services de réponse téléphonique et de secrétariat 

Tous les fournisseurs de services de secrétariat et de réponse téléphonique ne se valent pas. Il est important de bien vérifier quelques points essentiels pour voir s'ils conviennent à votre entreprise - après tout, vous leur confiez une partie de votre activité.

Voici quelques points clés à considérer avant de sélectionner votre prestataire de services:

Coût

Ayez un budget raisonnable en tête, mais comprenez que moins cher n'est pas nécessairement mieux. Vous payez pour des individus qualifiés qui s'occuperont de tâches essentielles de votre entreprise.

D'un autre côté, les dépenses en capital du service ne doivent pas coûter autant que l'embauche d'une personne en interne, car cela serait contre-productif.

La qualité de service 

Les services qui proposent un standard téléphonique et une correspondance par e-mail sont le premier point de contact de vos prospects. Pour le client qui s'informe, le niveau de langage et les réponses des individus sont une évaluation directe de votre entreprise, d'où l'importance de la qualité de service.

Engager un prestataire de services qui nuit à la réputation de votre entreprise aura des conséquences sur vos leads. Recherchez des prestataires de services potentiels et examinez leurs avis - s'il y a plus d'avis négatifs que positifs, il vaut mieux s'abstenir.

Services optionnels disponibles 

En fonction du prestataire de service choisi, vous pourrez bénéficier à d’autres avantages et services. Par exemple, les entreprises recherchant un service de standard téléphonique bénéficieront des nombreux avantages dans le package Communication de Servcorp.

Votre entreprise a-t-elle besoin de ces services ?

Ces services sont certainement un moyen de gagner du temps et demeurent bien moins cher que d'embaucher du personnel en interne. Si vous cherchez à améliorer la qualité de votre entreprise, à réduire les coûts généraux et à gagner du temps, cela en vaut la peine.

Ces services sont particulièrement adaptés aux petites entreprises et aux start-ups, car ils leur permettent d'avoir les ressources d'une entreprise de niveau supérieur sans payer le même montant qu'elle.